정보 전달에 대한 이것저것 생각들

오늘(6월 2일 기준) 어떤 모임이 있었다. 대략 8~10명 정도의 사람들이 참석할 예정이었던 자리였는데, 3명을 남겨두고 나머지 사람들은 외부에 일이 있어 나가게 되었다. 당초 계획은 1~2시간쯤 시간을 보낸 뒤 돌아와서 모임을 준비할 예정이었지만, 외부에 나간 사람들에게 사정이 생겨서 모임을 취소해야만 하게 되었다. 그리고 여기서부터 사건이 시작된다.

기다리고 있던 3명은 같은 공간에 있었는데, 그 중 1명에게 모임이 취소되었다고 연락이 왔다(이 사람을 A라고 하자). 마침 A와 대화를 하고 있던 B는 모임이 취소되었다는 사실을 알게 되었다. C는 그 자리에 없었던 것 같기도 하고, 자리가 멀리 떨어져 있어 못 들었을 수도 있었을 것 같다. 어쨌든 모임이 취소되었다는 정보는 C에게 전달되지 않았다. A와 B는 이후 각자 자리에서 자신의 일에 집중을 했고, 다른 여러가지 일에 신경을 쓰다가 C에게 정보를 전달해주는 것을 잊어버렸다. 처음에 약속했던 시간이 점점 다가오는 동안 A와 B는 각자의 일과 일정을 준비했고, C는 아무것도 모른채 기다리다가 약속시간이 거의 다 되어서야 모임이 취소되었음을 알게 되었다.

왜 정보는 C에게까지 전달되지 않았을까? C에게 정보가 전달됐을 법한 상황을 그려보면 다음과 같은 것들이 있을 수 있을 것 같다.

1. 외부에 나간 사람들이 모임이 취소되었음을 A, B, C에게 모두 알려준다.
2. 먼저 정보를 받은 A, B가 C에게 알려준다.
3. C가 모임에 대해 A, B에게 물어본다.
4. A, B, C가 모여 얘기를 나누다가 모임에 대한 이야기가 전달된다.

공지 목적으로 화이트보드를 사용하는 방법도 있겠다.

5. 주요 일정이 화이트보드에 기록이 되고, A, B가 정보를 얻었을 때 그것을 수정한다.

컴퓨터 앞에 붙어있는 사람들이라면 이런 것들도 가능할 것 같다.

6. 사람들이 모두 자신의 일정을 Calendar 서비스로 관리를 하고 있고, 모임이 취소 되었을 때 그 정보가 참가자 모두에게 전송된다.

각 시나리오에 대해서는 다음과 같은 문제점이 또 존재한다.

1. 외부에 나간 사람들은 A에게만 전달해도 다 전달될 것으로 기대한다. 때문에 굳이 A, B, C 모두에게 전달할 필요성을 못 느낀다.
2. A, B는 각자의 공간에서 자신의 일에 집중하고 있기 떄문에 C가 들어오고 나가는 것을 놓치기 쉽다.
3. C는 무언가 변경사항이 있으면 A나 B가 자신에게 알려줄 것으로 기대한다.
4. 각자 별도의 일이 있기도 하고, 평소 A, B, C가 모이는 일은 식사 시간 외에는 드물다.
5. 현재 공간에는 이런 목적의 화이트보드가 없다 ㅡㅡ;
6. 몇몇 사람들만 Calendar 서비스로 자신의 일정을 관리한다. 사람들마다 사용하는 서비스가 다를 수도 있다.

어쨌거나 상황은 이미 벌어졌고, 앞으로 이런 일이 다시 일어나지 않으리란 법도 없다. 같은 문제의 반복을 막기 위해 위의 방법들 중 어떤 것들이 적합할까? 아니면, 더 좋은 아이디어가 있을까? 내일 사람들을 만나면 한 번 이야기를 나눠봐야겠다.